میز کار (کارتابل داخلی)
📋 میز کار چیست؟ میز کار همان کارتابل داخلی شماست؛ مثل یک میز کار دیجیتال که هر چیزی باید انجام دهید روی آن دیده میشود. هر کار بهصورت یک «تسک» (کارت) ثبت میشود و میز کار به شکل کانبان (ستونهای مختلف) طراحی شده تا مراحل انجام کار را بهراحتی پیش ببرید.
🧭 چطور کار میکند؟ هر ستون یک مرحله از کار است و هر کارت یک تسک. کارها را با کشیدن بین ستونها جلو میبرید، به همکاران ارجاع میدهید، رویشان یادداشت میگذارید و فایل پیوست میکنید. همهچیز در یک نگاه روی میز کار شما جمع است.
✨ خلاصه امکانات: ایجاد و مدیریت ستونها • ایجاد تسک جدید • ارجاع مستقیم به همکار • اولویتبندی (عادی، ضروری، فوری، بحرانی) • پیوست فایل و تصویر • یادداشتگذاری و کامنت • پیامهای آماده • یادداشت داخلی (محرمانه) • سنجاق کردن تسک • چت با همکاران • پیام صوتی • بایگانی • تنظیمات اعلانها (SMS/Email)
💼 کاربردها و مثالها:
• پیگیری سفارشات: برای یک سفارش، یک تسک با عنوان «ارسال سفارش آقای احمدی» بسازید و در ستون «در حال آمادهسازی» بگذارید. پس از ارسال، به ستون «ارسال شده» منتقلش کنید.
• تقسیم کار بین تیم: مدیر یک تسک میسازد و با دکمه «ارجاع جدید» مستقیماً به همکار مسئول میسپارد. همکار SMS یا ایمیل دریافت میکند و تسک روی میز کار او ظاهر میشود.
• پیگیری تماسها: هر تماس مهم را بهعنوان یک تسک ثبت کنید و یادداشت بگذارید «فردا دوباره تماس بگیرم». با اولویت «فوری» مشخص کنید که مهم است.
• هماهنگی تیمی: از چت همکاران برای سؤال سریع استفاده کنید؛ برای توضیح طولانی، پیام صوتی بفرستید؛ و از یادداشتهای داخلی برای نکات محرمانه استفاده کنید.
• مدیریت پروژهٔ ساده: ستونهایی مثل «ایده»، «در حال بررسی»، «تأیید شده»، «در حال اجرا» و «تکمیل» بسازید و تسکها را بین آنها جابهجا کنید.
🔔 سیستم اعلانها: وقتی تسکی به شما ارجاع میشود، میتوانید با SMS یا ایمیل مطلع شوید. از تنظیمات انتخاب کنید کدام اعلانها فعال باشند.
📌 نکتهٔ مهم: اگر تسکی را به همکار ارجاع دادید ولی میخواهید پیشرفتش را ببینید، آن را «سنجاق» کنید تا روی میز کار شما هم باقی بماند.
قدمبهقدم
ستونها و مدیریت آنها
در کارتابل، ستونها مراحل مختلف کار را نشان میدهند. برای ایجاد ستون جدید، روی دکمه ستون جدید کلیک کنید. برای تغییر نام ستون، روی عنوان آن کلیک کنید و نام جدید را بنویسید. ترتیب ستونها را میتوانید با کشیدن (درگ) تغییر دهید. برای حذف ستون، از منوی سهنقطه استفاده کنید (فقط ستونهای خالی قابل حذف هستند).
ایجاد تسک جدید
برای ایجاد تسک، روی دکمه در بالای هر ستون کلیک کنید. یک کارت جدید ظاهر میشود که میتوانید عنوان آن را بنویسید. بعد از نوشتن عنوان، Enter بزنید یا خارج از کادر کلیک کنید تا تسک ذخیره شود. تسک جدید در بالای ستون قرار میگیرد.
ارجاع جدید (ایجاد و ارجاع همزمان)
دکمه ارجاع جدید در هدر صفحه به شما امکان میدهد یک تسک جدید بسازید و همزمان آن را به یک همکار ارجاع دهید. در فرم باز شده، عنوان و توضیحات تسک را بنویسید و همکار مقصد را انتخاب کنید. این روش برای زمانی مفید است که میخواهید کاری را مستقیماً به همکار بسپارید بدون اینکه ابتدا در کارتابل خودتان ایجاد شود.
مشاهده و ویرایش تسک
روی هر تسک کلیک کنید تا جزئیات آن باز شود. در این صفحه میتوانید: عنوان و توضیحات را ویرایش کنید، اولویت را تغییر دهید، فایل پیوست کنید، یادداشت بگذارید و تسک را به همکار ارجاع دهید. تغییرات بهصورت خودکار ذخیره میشوند.
جابهجایی تسک بین ستونها
برای تغییر مرحله یک تسک، کافی است آن را بکشید و روی ستون مقصد رها کنید (درگاندراپ). این کار برای نشان دادن پیشرفت کار بسیار مفید است. مثلاً تسکی که کارش تمام شده را به ستون «تکمیل شده» منتقل کنید.
اولویتبندی تسکها
هر تسک میتواند یکی از چهار سطح اولویت داشته باشد: عادی، ضروری، فوری و بحرانی. برای تغییر اولویت، تسک را باز کنید و از منوی اولویت، سطح مناسب را انتخاب کنید. تسکهای با اولویت بالاتر با رنگ متفاوت نمایش داده میشوند.
پیوست فایل
در صفحه جزئیات تسک، بخش «پیوستها» را پیدا کنید. روی افزودن فایل کلیک کنید یا فایل را مستقیماً بکشید و رها کنید. انواع فایلها پشتیبانی میشوند: تصاویر، PDF، اسناد آفیس و غیره. برای مشاهده پیشنمایش، روی فایل کلیک کنید. با کلیدهای جهتنما ← → میتوانید بین فایلها حرکت کنید.
یادداشت و کامنت
در پایین صفحه جزئیات تسک، بخش یادداشتها قرار دارد. میتوانید نظرات، توضیحات یا بروزرسانیهای مربوط به تسک را اینجا بنویسید. یادداشتها با نام و زمان ثبت ذخیره میشوند.
پیامهای آماده
برای سرعت بخشیدن به یادداشتگذاری، میتوانید از پیامهای آماده استفاده کنید. در صفحه جزئیات تسک، روی آیکون پیامهای آماده کلیک کنید. در این بخش میتوانید متون از پیش تعریفشده را ایجاد، ویرایش یا حذف کنید. با انتخاب هر پیام آماده، متن آن به کادر یادداشت اضافه میشود. این قابلیت برای پاسخهای تکراری یا پیامهای استاندارد بسیار مفید است.
یادداشت داخلی و عمومی
یادداشتها میتوانند «داخلی» یا «عمومی» باشند. یادداشتهای داخلی فقط برای همکاران قابل مشاهده هستند و مشتری آنها را نمیبیند. برای تبدیل یک یادداشت به داخلی، روی آیکون قفل کنار یادداشت کلیک کنید. از یادداشتهای داخلی برای هماهنگیهای تیمی یا نکات محرمانه استفاده کنید.
ارجاع به همکاران
برای ارجاع تسک به همکار، دکمه ارجاع را در صفحه جزئیات تسک بزنید. لیست همکاران نمایش داده میشود؛ همکار مورد نظر را انتخاب کنید. میتوانید قبل از ارجاع یادداشتی هم اضافه کنید. پس از ارجاع، تسک از کارتابل شما خارج و به کارتابل همکار منتقل میشود. همکار با SMS یا ایمیل (بسته به تنظیماتش) مطلع میشود.
ارجاع به خودم
اگر دسترسی مدیریتی دارید، گزینه «ارجاع به خودم» در بالای لیست همکاران ظاهر میشود. با این گزینه میتوانید تسکهایی که در کارتابل دیگران هستند را به خودتان منتقل کنید. این قابلیت برای مدیران و سرپرستان فعال است.
سنجاق کردن (Pin)
اگر تسکی را به همکار ارجاع دادید اما میخواهید همچنان آن را در کارتابل خود ببینید، روی آیکون سنجاق کلیک کنید. تسکهای سنجاقشده حتی پس از ارجاع در کارتابل شما باقی میمانند. برای برداشتن سنجاق، دوباره روی آیکون کلیک کنید.
چت با همکاران
دکمه همکاران را در کنار صفحه بزنید تا پنل چت باز شود. در این پنل میتوانید پیام متنی بنویسید، فایل ارسال کنید یا پیام صوتی ضبط کنید. همچنین میتوانید تسک را مستقیماً روی نام همکار بکشید تا ارجاع انجام شود. پیامها ذخیره میشوند و همکار در اولین فرصت میبیند.
پیام صوتی
برای ارسال پیام صوتی در چت همکاران، روی آیکون میکروفون کلیک کنید و نگه دارید تا ضبط شروع شود. پس از اتمام صحبت، دکمه را رها کنید تا پیام ارسال شود. اگر میخواهید ضبط را لغو کنید، در حین ضبط روی دکمه لغو بزنید. پیامهای صوتی برای توضیحات سریع یا زمانی که تایپ کردن زمانبر است بسیار مفید هستند.
بایگانی تسکها
تسکهایی که کارشان تمام شده را میتوانید بایگانی کنید. روی تسک راستکلیک کنید یا از منوی سهنقطه گزینه «بایگانی» را انتخاب کنید. تسکهای بایگانیشده از نمای اصلی پنهان میشوند. برای دیدن آنها، روی دکمه بایگانی کارتابل در هدر کلیک کنید. از بایگانی میتوانید تسک را بازگردانید.
تنظیمات اعلانها
روی دکمه تنظیمات در هدر کلیک کنید. در این بخش میتوانید تعیین کنید کدام نوع اعلانها را میخواهید با SMS یا ایمیل دریافت کنید: تسک جدید، ارجاع جدید، پاسخ مشتری و غیره. هر گزینه را میتوانید جداگانه فعال یا غیرفعال کنید.
نکات
- برای ارجاع سریع، تسک را روی نام همکار در پنل چت بکشید و رها کنید.
- از کلیدهای جهتنما برای حرکت بین فایلهای پیوست در پیشنمایش استفاده کنید.
- تسکهای بایگانیشده را میتوانید با ارجاع مجدد فعال کنید.
- اگر نوتیفیکیشن زیادی دریافت میکنید، از تنظیمات اعلانها برای شخصیسازی استفاده کنید.
- سنجاق کردن تسک به شما امکان میدهد پیشرفت کار را حتی پس از ارجاع پیگیری کنید.