چرخه پیشفاکتور تا فاکتور در سیآرام جامع هُما
📌 معرفی
📌 معرفی
در سیآرام جامع هُما، فرآیند فروش میتواند از ایجاد پیشفاکتور آغاز شود و پس از تکمیل اطلاعات و انجام مراحل موردنیاز، به فاکتور فروش منتهی شود.
در این فرآیند، اطلاعات ثبتشده در پیشفاکتور مبنای ادامه عملیات فروش قرار میگیرد و پس از تبدیل یا ثبت نهایی، فاکتور در سیستم قابل پیگیری خواهد بود.
در این آموزش، مراحل ایجاد پیشفاکتور، تکمیل اطلاعات، تبدیل پیشفاکتور به فاکتور و بررسی فاکتور نهایی توضیح داده میشود.
جزئیات مربوط به ثبت حسابداری، پرداخت فاکتور و صدور اسناد در آموزشهای تخصصی مرتبط توضیح داده شده است و در این آموزش صرفاً به آنها ارجاع داده میشود.
پیشنیازها
قبل از انجام این فرآیند، موارد زیر باید انجام شده باشد:
- طرف حساب (مشتری) در سیستم ثبت شده باشد.
- کالا یا خدمات موردنظر در سیستم ثبت شده باشند.
- کاربر دسترسی لازم برای ایجاد و مدیریت فاکتور را داشته باشد.
1- ایجاد پیشفاکتور
برای شروع فرآیند فروش، ابتدا پیشفاکتور ایجاد کنید.
- وارد بخش بازرگانی شوید.
- وارد مرور فاکتورها شوید.
- گزینه ایجاد فاکتور فروش جدید را انتخاب کنید.
- اطلاعات موردنیاز را وارد نمایید.
- طرف حساب، کالا یا خدمات، تعداد، قیمت، تخفیف، مالیات و سایر اطلاعات موردنیاز را تکمیل کنید.
- پیشفاکتور را ذخیره کنید.
پس از ذخیره، اطلاعات پیشفاکتور در سیستم ثبت میشود و میتوانید آن را از بخش مرور فاکتورها مشاهده و پیگیری کنید.
2- بررسی وضعیت فاکتور پس از ذخیره
3- ثبت حسابداری فاکتور
در صورتی که صدور خودکار سند فاکتور فعال نباشد، یا بخواهید سند حسابداری فاکتور را بهصورت دستی ثبت کنید، میتوانید از گزینه ثبت حسابداری استفاده نمایید.
روش اول
وارد بازرگانی > مرور فاکتورها شوید.
فاکتور موردنظر را باز کنید.
گزینه ثبت حسابداری را انتخاب کنید.
روش دوم
وارد بازرگانی > مرور فاکتورها شوید.
فاکتور موردنظر را انتخاب کنید.
وارد بخش ویرایش فاکتور شوید.
گزینه ذخیره و ثبت حسابداری را انتخاب کنید.
پس از ثبت حسابداری، سند حسابداری مربوط به فاکتور ایجاد میشود.
برای مشاهده سند حسابداری، از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سند حسابداری را انتخاب کنید.
4- ثبت پرداخت فاکتور
پس از آماده شدن وضعیت مالی فاکتور، میتوانید عملیات پرداخت را انجام دهید.
برای ثبت پرداخت:
وارد فاکتور موردنظر شوید.
از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سابقه مالی را انتخاب کنید.
گزینه اولین پرداخت یا ثبت جدید را انتخاب کنید.
روش پرداخت را مشخص کنید.
مبلغ، تاریخ و سایر اطلاعات موردنیاز را وارد کنید.
پرداخت را ثبت کنید.
روشهای پرداخت میتواند شامل موارد زیر باشد:
بانک
صندوق (نقدی)
چک
همچنین امکان ثبت پرداخت بهصورت یکجا، چندمرحلهای یا ترکیبی، مطابق امکانات سیستم وجود دارد.
5- صدور خودکار سند حسابداری فاکتور
صدور سند حسابداری فاکتور میتواند از طریق تنظیمات سیستم بهصورت خودکار انجام شود.
برای بررسی این قابلیت:
وارد بخش تنظیمات سند شوید.
بخش تنظیمات عمومی صدور سند را بررسی کنید.
گزینه صدور خودکار سند فاکتور را بررسی نمایید.
در صورت نیاز تنظیمات را تغییر دهید.
روی ذخیره تنظیمات کلیک کنید.
اگر گزینه صدور خودکار سند فاکتور فعال باشد، سند حسابداری فاکتور مطابق تنظیمات سیستم بهصورت خودکار صادر میشود.
اگر این گزینه غیرفعال باشد، ثبت حسابداری باید بهصورت جداگانه انجام شود.
6- صدور خودکار سند پرداخت
صدور سند پرداخت نیز دارای تنظیمات مربوط به خود است.
در بخش تنظیمات سند گزینه صدور خودکار سند پرداخت قرار دارد.
با توجه به وضعیت این تنظیم، سند پرداخت میتواند مطابق تنظیمات سیستم بهصورت خودکار صادر شود یا ثبت آن بهصورت جداگانه انجام شود.
بنابراین در صورت مشاهده تفاوت در نحوه ثبت سند پرداخت، ابتدا تنظیمات مربوط به صدور خودکار سند پرداخت را بررسی کنید.
7- ویرایش فاکتور و صدور سند
در هنگام ویرایش فاکتور، نحوه صدور یا عدم صدور مجدد سند نیز میتواند تحت تأثیر تنظیمات سند باشد.
در بخش تنظیمات عمومی صدور سند گزینههای زیر وجود دارند:
عدم صدور سند فاکتور هنگام ویرایش
عدم صدور سند پرداخت هنگام ویرایش
بنابراین قبل از ویرایش فاکتورهای دارای سند، تنظیمات مربوط به صدور سند هنگام ویرایش را بررسی کنید.
💡 نکات مهم
فرآیند فروش میتواند از ایجاد پیشفاکتور آغاز شود و پس از انجام مراحل موردنیاز، وضعیت فاکتور در سیستم قابل پیگیری باشد.
ذخیره فاکتور و ثبت سند حسابداری دو مفهوم متفاوت هستند و نحوه صدور سند به تنظیمات سند بستگی دارد.
در صورت فعال بودن صدور خودکار سند فاکتور، سند حسابداری میتواند بهصورت خودکار صادر شود.
در صورت غیرفعال بودن صدور خودکار، میتوان از گزینه ثبت حسابداری یا ذخیره و ثبت حسابداری استفاده کرد.
صدور سند پرداخت نیز میتواند بر اساس گزینه صدور خودکار سند پرداخت انجام شود.
هنگام ویرایش فاکتور، تنظیمات عدم صدور سند فاکتور هنگام ویرایش و عدم صدور سند پرداخت هنگام ویرایش را در نظر بگیرید.
برای بررسی وضعیت سند حسابداری، از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سند حسابداری را انتخاب کنید.
برای مشاهده پرداختهای فاکتور، از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سابقه مالی را انتخاب کنید.
برای آشنایی با نحوه مدیریت این موارد، به آموزش «تنظیمات سند در سیآرام جامع هُما» مراجعه کنید.
⚠️ خطاها و مشکلات رایج
چرا پس از ذخیره فاکتور سند حسابداری ایجاد نشده است؟
ابتدا بخش تنظیمات سند را بررسی کنید.
اگر گزینه صدور خودکار سند فاکتور غیرفعال باشد، سند حسابداری بهصورت خودکار صادر نمیشود و باید از گزینه ثبت حسابداری یا ذخیره و ثبت حسابداری استفاده کنید.
چرا هنگام ویرایش فاکتور سند جدید صادر نشده است؟
تنظیمات عدم صدور سند فاکتور هنگام ویرایش را بررسی کنید.
چرا سند پرداخت بهصورت خودکار صادر نشده است؟
وضعیت گزینه صدور خودکار سند پرداخت را در بخش تنظیمات سند بررسی کنید.
چگونه سند حسابداری فاکتور را مشاهده کنم؟
از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سند حسابداری را انتخاب کنید.
چگونه پرداختهای فاکتور را مشاهده کنم؟
از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سابقه مالی را انتخاب کنید.
❓ سوالات متداول
1- آیا پس از ذخیره فاکتور، سند حسابداری همیشه بهصورت خودکار ایجاد میشود؟
خیر. صدور خودکار سند حسابداری به وضعیت گزینه «صدور خودکار سند فاکتور» در بخش تنظیمات سند بستگی دارد.
2- اگر صدور خودکار سند فاکتور فعال نباشد، چگونه سند حسابداری ثبت کنم؟
از گزینه «ثبت حسابداری» یا «ذخیره و ثبت حسابداری» استفاده کنید.
3- آیا سند پرداخت نیز میتواند بهصورت خودکار صادر شود؟
بله. صدور خودکار سند پرداخت از طریق گزینه «صدور خودکار سند پرداخت» در بخش تنظیمات سند مدیریت میشود.
4- آیا هنگام ویرایش فاکتور ممکن است سند جدید صادر شود؟
نحوه صدور سند هنگام ویرایش به تنظیمات «عدم صدور سند فاکتور هنگام ویرایش» و «عدم صدور سند پرداخت هنگام ویرایش» بستگی دارد.
5- تنظیمات صدور سند را از کجا بررسی کنم؟
از مسیر سرویس نرمافزار > بازرگانی > مرور فاکتورها > تنظیمات سند وارد بخش تنظیمات سند شوید.
6- سند حسابداری فاکتور را از کجا مشاهده کنم؟
فاکتور را باز کنید و از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سند حسابداری را انتخاب کنید.
7- سابقه پرداخت فاکتور را از کجا مشاهده کنم؟
از منوی اقدامات (سه نقطه) گزینه سابقه مالی را انتخاب کنید.
📚 آموزشهای مرتبط
ایجاد و ثبت فاکتور فروش در سیآرام جامع هُما
تنظیمات سند در سیآرام جامع هُما
ثبت حسابداری و پرداخت فاکتور فروش در سیآرام جامع هُما
ثبت مالی در سیآرام جامع هُما
حواله / رسید انبار و سند حسابداری فاکتور فروش در سیآرام جامع هُما
چاپ، تنظیمات و ارسال فاکتور فروش در سیآرام جامع هُما
سرویسکاران فاکتور فروش در سیآرام جامع هُما
📑 کلمات کلیدی
چرخه پیشفاکتور تا فاکتور
پیشفاکتور
تبدیل پیشفاکتور به فاکتور
ایجاد پیشفاکتور
ثبت فاکتور
ثبت حسابداری
صدور خودکار سند فاکتور
صدور خودکار سند پرداخت
ثبت سند حسابداری
ذخیره و ثبت حسابداری
ویرایش فاکتور
عدم صدور سند فاکتور هنگام ویرایش
عدم صدور سند پرداخت هنگام ویرایش
ثبت پرداخت
سابقه مالی
سند حسابداری
پرداخت فاکتور
تنظیمات سند
تنظیمات صدور سند
بازرگانی
مرور فاکتورها
سیآرام جامع هُما
پیشفاکتور فروش
فاکتور فروش و حسابداری